標題：使用機關公文的正式標題，不能以“函”、“復函”來代替標題。主送機關：一般情況下只主送一個單位。如有幾個單位聯合詢問有關事項，則答復也同時主送幾個詢問的單位。正文：一般有三個層次，開頭、主體、結尾。開頭說明發函原因，或講明情況，或敘述問題的由來，或引敘對方來文做引言。主體說明發函所聯系、商洽、詢問、請求或答復的事情，提出要求或解答對方的詢問，指出解決的辦法，有的還提出處理意見。結尾根據函的內容，可有可無。有的多用習慣結尾語，如“專此函告”、“特此函達”、“請審核批準”、“特此函詢，請復”等。注意事項函是正式公文，必須具備正式的公文格式，不要把函當公務信件。