打電話的禮儀要領
分類: 通信禮儀
禮儀詞典
編輯 : 禮儀知識
發布 : 08-10
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打電話時，我們需要注意的禮節主要有三個方面：
選擇好通話時間。應根據受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。
比如，白天宜在早晨８ 點以后，節假日應在９ 點以后，晚間則應在２２ 點以前，以免受話人不在或打擾受話人及家人的休息。如無特殊情況，不宜在中午休息時和一日三餐的常規時間打電話，以免影響別人休息和用餐。給單位打電話時，應避開剛上班或快下班兩段時間，還要顧及接話一方所在的場合。給國外的客戶打電話，還要特別注意其所在地與國內的時差和生活習慣。
擬好通話要點。在電話中應該說些什么，一次電話該打多久，打電話前應有“腹稿” 。如怕遺漏，可擬出通話要點，理順說話的順序，備齊與通話內容有關的文件和資料。電話撥通后，應先向對方問一聲“您好！”接著問：“您是× × × 單位嗎？”得到明確答復后，再報自己的單位和姓名，然后報出受話人姓名。如受話人不在，可請人轉告，或過一會兒再打。如撥錯了號碼，應向對方表示歉意。打電話的時間宜短不宜長，每次通話一般以３ 分鐘～ ５ 分鐘為宜。說話要簡明扼要，長話短說。
講究通話語言藝術。話如其人，不管是在公司還是在其他地方，憑雙方在電話里的講話方式，就可以互相判斷出對方的基本教養水準。電話的語言藝術，不僅要堅持用“您好”開頭，“請”字在中，“謝謝”結尾，更重要的是控制語氣語調。因為電話只聞其聲不見其人（可視電話除外） ，雙方的聲音是一個重要的社交因素，聲音往往代表自己的或組織的形象。因此，在通話時要態度和藹，聲調溫和而富有表現力，語氣適中，語言簡潔；口齒清晰，要抱著對方就在眼前的感覺來打電話，讓對方感到自己在微笑。特別是有關時間、地點要交待準確，使人感到親切自然，切不可高聲大喊，裝腔作勢或拿腔捏調、嗲聲嗲氣，更不能粗暴無理。打電話推銷產品時，要熟悉產品的特點、性能、價格，通話技巧、措詞要因人而異，因事、因時而異，不可千篇一律。放下電話時，務必雙手輕放。千萬不要在尚未告知受話人“再見”的情況下，猛然“砰”的一聲掛斷電話。
